Cum să scapi de vrafurile cu hârtii

Acum, fie că este vorba de teancul adunat pe frigider, fie că îți iei inima în dinți și „ataci” sertarul în care păstrezi toate cele posibile, procesul e oarecum similar. Doar cantitatea de răbdare necesară diferă, pentru că va trebui ca fiecare hârtie să fie analizată și sortată în consecință.

Cele patru categorii de clasificare sunt următoarele:

• de aruncat direct la gunoi (deși recomandabil ar fi să încerci selectarea hârtiei într-o cutie pe care să o dai la reciclat)
• de distrus / tocat
• de păstrat/îndosariat
• de „rezolvat”

Pornim, de exemplu, de la teancul obișnuit adunat pe masa din bucătărie, format din ceea ce ai luat fie din cutia poștală, fie din poșetă sau agendă. Acesta se compune de cele mai multe ori din reviste ale supermarketurilor, pliante, flyere, plicuri cu facturi, chitanțe de bancomat, bonuri de la POS pentru cumpărăturile achitate cu cardul, diverse notițe/bilețele din agendă. Prefer să sortez aceste hârtii în fiecare seară sau măcar la interval de două zile, astfel încât să nu se adune prea multe și să știu exact ce am de făcut în perioada următoare.

Trierea mea este rapidă:

• orice înseamnă revistă/pliant/flyer ajunge la gunoi; excepțiile sunt foarte rare și atunci oferta va fi păstrată în agățătoarea pentru facturi de plată;
• facturi care urmează a fi plătite (pentru care nu am opțiunea de plată cu aplicația sau prin plată automată) – sunt agățate în suportul cu cleme de deasupra mesei, astfel încât să le am la vedere și să le achit în termen;
• facturi care au fost achitate, sau pe care le voi achita prin aplicație sau debitare directă a contului – vor merge direct în sertarul cu documentele casei, de unde vor fi sortate ulterior;
• bonurile de cumpărături la POS și chitanțele de la ATM pentru depunerea/ridicarea banilor se păstrează în același sertar al documentelor;
• notițe, cărți de vizită care au informații pe care intenționez să le folosesc în scurt timp – se agață la vedere cu facturile de plată – ele vor fi aruncate după ce voi îndeplini sarcina necesară: telefonat, dat email etc

Dacă, în schimb, acțiunea de triere are ca obiect sertarul cu actele familiei, selecția o fac cu mult mai multă atenție, pentru că fiecare document care a ajuns acolo are însemnătatea lui. Așadar, fiecare va trebui să fie păstrat pe o anumită perioadă de timp, diferită în funcție de importanța lui și de o eventuală utilizare ulterioară.

Cât timp ar trebui să păstrezi facturile de utilități?

În cazul meu, în funcție de tipul de facturi, perioada de păstrare diferă:

• factura de telefon mobil este emisă pe firmă, deci va fi trimisă la contabilitate;
• factura de internet are aceeași valoare în fiecare lună și este achitată prin debitare directă a contului, deci am renunțat chiar și la ideea de a o printa; câtă vreme primesc mesajul că banii au fost trași din cont și factura a fost achitată totul este ok; o pot găsi oricând în contul de utilizator de pe site-ul furnizorului;
• facturile de apă, energie electrică și de gaze, deși le achit prin aplicație, prefer să le păstrez și pe cele primite prin poștă în format de hârtie; consider că e practic să le păstrezi aproximativ un an pentru că periodic poți face o analiză a consumurilor familiei tale:
  • vezi fluctuația consumului de gaz în perioada de iarnă, în funcție de care să iei o decizie a termoizolării mai bune a casei;
  • observi ce impact a avut schimbarea becurilor asupra consumului de energie electrică, sau achiziționarea unui electrocasnic dintr-o clasă de consum economic;
  • identifici o eventuală deteriorare a instalațiilor sanitare, care a condus la un consum mărit de apă :(((
  • nu în ultimul rând, poți verifica tu corectitudinea furnizorilor (mai ales dacă ai activat serviciul de plată prin debitare directă) – despre povestea asta am scris aici.

Pentru facturile cu perioadă de păstrare de un an, am optat pentru așezarea într-o mapă de carton, prinse cu o clemă pe fiecare tip.