Fiecare dintre noi am vrea să avem doar zile în care totul merge ca pe roate, ne rezolvăm toate sarcinile și ne mai rămâne și ceva timp pentru o cafea cu prietenii în oraș. Cu adevărat productiv, nu?
Din păcate, realitatea este cu totul alta, nu-i așa?
Iar dacă asupra evenimentelor asupra cărora nu avem control chiar nu avem cum să intervenim, cu siguranță toți ne dorim să ne putem organiza încât să rezolvăm cât mai multe în cursul unei zile de muncă. Trebuie să recunoaștem că uneori asta vine la de motivație, de la „cheful” cu care ne-am trezit de dimineață, de cum s-au aliniat planetele etc
Dar mai ține de ceva: de cum ne organizăm problemele de rezolvat -atât pentru ziua care începe, cât și pentru cele care urmează. Iar pentru aceasta poți începe să folosești câte una din tehnicile despre care povestesc în cele ce urmează. Altfel spus – să fii productiv. Ia-le pe rând, câte una, începe să o aplici în programul tău zilnic, iar când aceasta ți-a devenit un obicei firesc, treci la următoarea.
1.Fă-ți o lista cu problemele de rezolvat
Simplul fapt că scrii sarcinile de rezolvat pe o bucată de hârtie îți va crește productivitatea. De ce? Pentru că deja începi să ai o imagine mai clară asupra lucrurilor pe care le ai de rezolvat. Iar când spun „scrii” înseamnă scris efectiv – pe agendă, calendar, foaie, notiță în telefon. Varianta cu „Lasă că am lista în minte” nu e câștigătoare, te asigur.
Trece pe listă TOATE chestiile de rezolvat – fie că țin de muncă, gospodărie,familie, prieteni etc. Asta nu înseamnă că trebuie să le și rezolvi pe toate în următoarele 24 de ore, dar îți oferă o imagine de ansamblu a ceea ce ai de făcut.
Marchează treburile importante de rezolvat și stabilește o ordine în care trebuie să o faci. Folosește creioanele colorate ale copiilor, eventual 🙂 Eu obișnuiesc să încercuiesc sarcinile importante urgente și să marchez cu steluță sarcinile de „rangul doi” ca importanță și urgență. Apoi le stabilesc și ordinea de rezolvare – pentru că întotdeauna problema cea mai importantă/urgentă trebuie rezolvată prima.
Astfel vei putea să hotărăști ce este mai dificil de rezolvat și ce nu, astfel încât să îți poți echilibra efortul în timpul zilei: după ce finalizezi o problemă care implică multă concentrare și efort un timp mai îndelungat (o documentație, un material important, un curs), poți trece la rezolvarea unei sarcini mai simple (să faci un drum la farmacie pentru o rețetă a părinților).
Reține totuși că trebuie să fii realistă în stabilirea sarcinilor ce trebuie rezolvate în cursul unei zile. Chiar dacă le-ai scris pe listă, unele pot fi amânate sau transferate altcuiva, astfel încât să nu te simți copleșită atunci când o citești. Iar la sfârșitul zilei să ai un sentiment de satisfacție a cât de multe ai tăiat de pe listă, nu cât de multe au mai rămas de făcut!
Bonus tip: Fă lista cu o seară înainte
2.Grupează-ți activitățile similare
Atunci când analizezi lista cu sarcini de rezolvat, grupează-le (măcar mental) în funcție de modul de rezolvare. Dacă ai de ieșit din casă/birou „leagă” cât mai multe activități: cumpărături (cu lista completă), farmacie, curățătorie, spălat/alimentat auto etc. Astfel încât să nu mai trebuiască să te îmbraci din nou pentru că ai uitat să cumperi lapte sau medicamentul copilului.
Din nou o voi spune: planifică ce vrei să gătești pentru perioada următoare și fă-ți o listă completă cu ce trebuie aprovizionat. Te va scuti de timp pierdut, nervi și bani cheltuiți inutil.
La fel și în cazul în care ai deschis calculatorul pentru a raspunde unui email: conectează-te la siteul furnizorului și achită rapid online facturile alea care stau în așteptare de ceva timp. Și nu, nu intri pe Facebook sau Insta, ok?
3.Identifică ce anume te distrage de la muncă
E simplu! Tocmai ce am amintit mai sus. Tot ceea ce e Facebook, Insta, notificări înseamnă distragere de la ceea ce ai de îndeplinit. Iar distragerea atenției este principalul motiv al reducerii productivității. (Mă rog, împreună cu proasta organizare).
Poți face următorul experiment: cât timp lucrezi la ceva important și de durată (un curs, o temă, niște calcule ale familiei) observă de câte ori primești notificări. De la facebook, instagram, olx, yahoo, gmail, sms, apeluri…ce vrei tu! Dacă le acorzi fiecăreia minim 3 minute, vei vedea cât timp irosit se adună. Pe lucruri fără nicio valoare – chiar era important să vezi în story că nush ce fostă colegă își bea cafeaua pe nush ce terasă? Nu cred. Nu are valoare pentru tine. Cel mult te enervezi,nu?
Odată identificați factorii de distragere a atenției, elimină-i pe rând. Schimbă setările telefonului astfel încât să nu mai ai notificări sonore de la aplicații. Elimină notificările de la calculator/laptop, nu mai deschide televizorul, închide animalul de companie în altă cameră.
Nimeni nu spune să le elimini total din viața ta (deși ai putea să iei în calcul) și să îți ștergi toate conturile de social-media. Dar poți să te ții la curent cu noutățile după ce ți-ai terminat sarcinile zilnice, când aștepți în rând la magazin sau cât timp faci ordine prin casă.
4.Fă ordine!!
Productivitatea mie mi se pare strâns legată de ordinea din casă sau de la birou.
Sincer, mi se strânge stomacul când văd oameni căutând disperați zeci de minute ceva documente importante. Nu doar că pierd timp prețios, dar starea lor de spirit se deteriorează grav, avand un impact direct asupra productivității muncii lor.
Sau doamne care se enervează că au vărsat ceva pe jos în bucătărie pentru că găteau pe un colț de masă, deoarece întreg blatul de lucru din bucătărie era plin cu diverse suporturi și recipiente pe care le folosesc o dată pe săptămână.
Este mult mai ușor să fii productiv când în jurul tău lucrurile sunt puse în ordine.
Eliberează-ți spațiile de lucru astfel încât să te poți desfășura în liniște. Pune fiecare lucru la locul său, păstrând la îndemână doar pe acelea pe care le folosești în mod curent. Aruncă ceea ce nu mai folosești!
5.Folosește metoda blocării timpului
Să învătăm de la cei mai buni decât noi. Cu toții am auzit de Elon Musk. Și dacă Elon Musk nu mai este un om ocupat, atunci cine? El este cunoscut ca fiind o persoană care lucrează între 85 și 100 de ore săptămânal. Iar metoda sa de gestionare a timpului este cunoscută sub numele de „time blocking” – blocarea timpului.
Nu, nu blochează timpul în loc, deși cred că îl preocupă ideea. El doar își blochează intervale de timp în care se dedică unei singure activități, fără întrerupere.
Pentru noi, muritorii obișnuiți, metoda se poate aplica la fel ca și în cazul lui Elon Musk. Pe parcursul unei zile stabilești calupuri de timp (1-2 ore) în care te dedici îndeplinirii unei singure sarcini importante. Nu răspunzi la telefon, nu arunci ochii pe notificări, nu intri în vorbă cu colega, nu sari să îi faci copilului o cacao cu lapte de care are el pofta chiar atunci. Îți faci treaba și atât!
În perioadele aglomerate de la birou am aplicat-o și chiar funcționează. Totul este să ai tăria de a nu răspunde la telefon când te suna un client de trei ori la rând (pentru o problemă nesemnificativă, evident), și de a te concentra când cei din jurul tău dezbat zgomotos diverse probleme. Dar asta e altă poveste. 🙂
Acestea sunt doar câteva dintre metodele folosite de mine pentru a deveni mai productivă. Mie mi se par destul de simplu de introdus în rutina ta zilnică, însă important este să găsești calea care ți se potrivește cel mai bine. Probează-le și folosește-le pe rând, de la cele mai simple (să ai ordine în jurul tău tot timpul, sau să dezactivezi notificările pe telefon), până la cele care cer ceva mai mult timp și organizare (metoda blocării calupurilor de timp).
Mi-aș dori să știu că au funcționat, astfel încât să îți rămână și ție măcar o oră zilnic pentru un pic de răsfăț: să bei o cafea în tihnă, să dai un lac proaspăt pe unghii, să citești un capitol dintr-o carte. :*
Dacă vrei, poți descărca un TO-DO-LIST personalizat, pe care să îl folosești în organizarea ta zilnică.
